» » Внесение изменений в трудовую книжку

Внесение изменений в трудовую книжку

Внесение изменений, исправлений и дополнений в трудовую книжку

Все записи, вносимые в трудовую книжку должны точно соответствовать действующим правилам и требованиям. От того насколько профессионально и правильно сформулирована запись в трудовой книжке зависят пенсионные права работника.

Однако никто в этой жизни не застрахован от ошибок, в том числе и работники кадровых служб. Поэтому полезной будет являться информация о том, как грамотно внести исправления или изменения в трудовую книжку.

Законодательная база

Напомним, что все записи о приеме и увольнении работника вносятся в трудовую книжку в соответствии с точными формулировками Трудового кодекса РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», в которых достаточно детально изложена вся информация по ведению трудовых книжек, в том числе и по внесению исправлений и изменений.

А инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, еще более конкретизирует информацию, содержащуюся в указанных выше Правилах.

Понятия

Давайте разберемся с этими понятиями:

  • изменение - это замена верной записи, сделанной ранее на другую запись;
  • дополнение - это добавление к ранней верной записи каких-либо дополнительных сведений;
  • исправление - это корректировка ошибочной записи, сделанной ранее, исправление её на верную запись.

Кроме того, от данных понятий следует отличать процедуру выдачи дубликата трудовой книжки.

Дубликат выдается в том случае, если трудовая книжка утеряна или испорчена.

Изменения могут быть внесены в любой раздел трудовой книжки (в трудовых книжках таких разделов три):

  • раздел "сведения о работнике" - это титульный лист трудовой книжки;
  • раздел "сведения о работе";
  • раздел "Сведения о награждении".

Изменения в раздел "сведения о работнике"

1) изменение анкетно-биографических данных (ФИО, дата рождения)

Изменения в фамилию, имя, отчества работника, а также в дату его рождения вносятся в порядке, предусмотренном пунктом 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Основанием для внесения изменений в указанные данные будут являться следующие документы, предоставленные работником:

Изменения указываются на первой странице трудовой книжки (титульном листе).

Прежняя фамилия либо имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой, а сверху над ними пишутся новые данные.

В первую очередь следует различать следующие понятия о трудовых книжках:

  • исправление документа, т.е. внесение любых изменений в него;
  • оформление его дубликата.

В качестве юридических оснований для внесения изменений в трудкнижку выступают ошибки или неточности в записях об образовании, специальности, профессии сотрудника, не актуальные анкетные данные и т.п. Дубликат оформляется и выдается взамен испорченного, либо утраченного документа.

Следует также отличать внесение изменений, исправлений от аннуляции испорченного бланка – данная процедура предусмотрена для ликвидации последствий некорректного первичного оформления документа. Кадровый работник может из-за неосторожности допустить ошибку во время заполнения им бланка трудкнижки (неправильно написать фамилию, имя, отчество сотрудника).

1

2

3

4

 Пример 2. Ошибочную запись заметили после увольнения работника

Как быть, если ошибку в записи о приеме на работу обнаружили только после того, как оформили запись об увольнении?

Исправление следует начать с записи названия организации, которая эту ошибку допустила, затем проставить порядковый номер и дату внесения данного исправления. Далее нужно вписать фразу о недействительности ошибочной записи и сделать правильную запись с реквизитами приказа. Исправленную таким образом запись следует заверить соответствующей подписью и печатью работодателя.

  • свидетельство сотрудника  о рождении;
  • паспорт гражданина РФ;
  • свидетельство о заключении/расторжении брака;
  • иные официальные документы. 

Реквизиты этих  документов-оснований обязательно должны быть внесены при смене фамилии в трудовую книжку.

пример исправления анкетных данных
Изменение фамилии
Сотрудницы женского пола при вступлении в брак обычно берут фамилию мужа. Иногда случаются ситуации, когда муж берёт фамилию жены. В этом случае указанные сведения в трудовой оказываются недействительными. В такой ситуации работнику нужно прийти в отдел кадров с паспортом, выписанным на новую фамилию и свидетельством о браке.

Менеджер по персоналу перечёркивает (одной чертой) старую фамилию и записывает новую. Затем делает пометку, на основании чего были внесены изменения со ссылкой на соответствующий документ. Примечание должно быть заверено подписью лица, сделавшего запись, и печатью предприятия.

Изменение данных об образовании

пример изменения данных об образовании
Дополнение данных об образовании
Например, работник трудоустроился сразу после окончания школы или профессионального технического училища, о чём есть соответствующая запись в графе образование. Но за время работы он поступил в институт и получил еще и высшее. Соответственно, в трудовую должны быть внесены соответствующие изменения.

В подобных случаях необходимо руководствоваться п. 2.4 Инструкции, согласно которому изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Равным образом неправильным будет являться оставление в строке «Образование» на титульном листе трудовой книжки пустого места до окончания обучения работника в вузе.

В трудовой книжке работника Афанасьева Е.В. в строке «Образование» при приеме на первое место работы указано «среднее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» – «экономист». В процессе своей трудовой деятельности Афанасьев Е.В. закончил университет и предоставил работодателю диплом о полученном высшем образовании и полученной новой профессии – юрист.

Таким образом, ответственный за ведение трудовых книжек на предприятии должен внести новые сведения об образовании в трудовую книжку Афанасьева: в строке «Образование» через запятую сделать запись «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» – «юрист». Эти записи делаются через запятую после предыдущих записей. Образец записей в трудовой книжке:

Случается, что на практике при внесении в трудовую книжку дополнений о новом образовании работника делают ссылку на дипломы и иные удостоверяющие получение новой профессии, специальности и образования документы на внутренней стороне обложки, действуя по аналогии с внесением изменений в сведения о фамилии, имени и отчестве работника (см. образец заполнения трудовой книжки из Примера 1). Однако это неправильно, поскольку такой порядок для внесения сведений о получении нового образования не предусмотрен.

Таким образом, в этой ситуации в записи на титульном листе трудовой книжки вносятся именно изменения (дополнения), а не исправления (п. 2.3 Инструкции).

Исправляем сведения о работе

К акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) целесообразно прилагать их подлинные номера. Номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением и вклеить в акт или приложить к нему. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

Особенности исправления записей

Часто у кадровиков возникают вопросы, как поступить в той или иной неординарной ситуации, связанной с необходимостью внесения исправлений в трудовую книжку. Рассмотрим некоторые подобные случаи.

Неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени. Даже если с момента внесения неверной записи прошли годы и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи, исправления вносятся в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер, скажем, 10, затем делается запись о признании недействительной записи за номером, например, 5 и воспроизводится правильная запись. При этом датой изменений будет не та дата, которая указана под неправильной записью (иначе нарушится хронология), а дата внесения записи об исправлении. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. Если вы вносите изменения на основании копии приказа другого работодателя, обязательно укажите, на чей именно приказ вы ссылаетесь

нужно вносить в следующем порядке.Изменения сведений об образовании, профессии, специальности работника в титульный лист трудовой книжки

Если запись об образовании (профессии, специальности) в трудовой книжке уже имелась, ее нужно дополнить, указав в той же строке новое образование (профессию, специальность). При этом зачеркивать ранее внесенную запись не следует. Если записи об образовании (профессии, специальности) в трудовой книжке не было, соответствующую строку нужно просто заполнить данными, которые представил работник.

Сведения об образовании (профессии, специальности) вносятся на основании представленных работником документов (удостоверения, свидетельства, диплома и т.д.). Однако наименования и реквизиты данных документов в трудовой книжке при этом не указываются.

Раздел "Сведения о работе".

Зачеркивать неточные или неправильные записи в разделе трудовой книжки "Сведения о работе" нельзя. Также запрещается удалять ее иным способом, например с использованием корректирующей жидкости. Изменить их можно только путем признания недействительными и внесения правильных записей.

Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

Об авторе: Валентина Ивановна Андреева, канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права и социального обеспечения Российской академии правосудия, член Комитета по трудовому законодательству Национального союза кадровиков, постоянная ведущая рубрики "Заполняем без ошибок" журнала "Справочник кадровика".


20-21 апреля 2011 года прошла 7-ая выставка Персонал Москва 2011, на которой Валентина Ивановна подняла не простой, но уже широко обсуждаемый вопрос об отмене трудовых книжек. Возможно ли это? И какой документ сможет заменить трудовую книжку. Также рассказала о правильности ведения трудовых книжек, их заполнении, оформлении. Коснулась проблемы современного кадрового программного обеспечения, отметив, что не всегда оно соответствует требованиям по оформлению кадровых документов. Валентина Ивановна обратила особое внимание на то, что в случае возникновения трудовых споров, сослаться на программное обеспечение будет, вряд ли, возможно. Продолжением разговора стала статья опубликованная  в журнале

Наверх